Arhivarea facturilor în contextul folosirii sistemului e-Factura

#efactura #arhivarefacturi

Începând cu 1 ianuarie 2024 toate facturile se trimit și se primesc în relația B2B prin sistemul e-Factura.

Conform OUG nr. 120/2021, începând cu data de 01.07.2024, exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de sigiliul electronic al Ministerului Finanţelor.

Astfel, trebuie salvate documentul XML și sigiliul electronic aferent facturilor emise și facturilor primite.

Fișierele care conțin facturile electronice în format XML sunt disponibile în sistemul e-Factura (accesibil prin Spațiul Privat Virtual), pentru descărcare, 60 zile de la validarea acestora. Ulterior, respectivele fișiere vor fi arhivate și vor fi disponibile doar la cerere.

În acest context, este util ca societățile să aibă în vedere și posibilitatea de a automatiza procesul de descărcare a fișierelor necesare.

De asemenea, trebuie avut în vedere și termenul de arhivare a facturilor prevăzut în Legea contabilității nr. 82/1991, astfel cum a fost modificat începând cu data de 15.01.2023, respectiv 5 ani de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite (redus de la 10 ani, începând de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite).

Deși la finalul anului 2022 Codul de procedură fiscală a fost modificat în sensul că documentele / informațiile suplimentare ce pot fi solicitate de autorități în cadrul controalelor fiscale și pe care contribuabilul are obligația să le furnizeze să vizeze doar acele documente / informații care nu sunt deținute deja de organul fiscal.

Cu toate acestea, recomandabil este ca arhivarea să se facă de către contribuabil cu diligență, pentru a putea fi puse la dispoziție organelor de control, dacă va fi cazul.